Privacyreglement Vitalr

Voorwoord

Vertrouwen is voor ons de basis om met u en onze partners samen te werken. Dit vertrouwen vraagt openheid van ons – en van u – over de gegevens die wij van u vragen, maar ook om de veiligheid van uw gegevens. Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens die u ons verstrekt en zullen deze gegevens vertrouwelijk behandelen, waarbij wij de daarvoor geldende wetten en regels in acht nemen.
Omdat uw privacy voor ons van groot belang is, heeft Vitalr regels opgesteld over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en welke rechten en plichten hieruit voortvloeien. Deze regels vindt u terug in dit privacyreglement.
Dit privacyreglement is van Vitalr B.V. (hierna: Vitalr), gevestigd te (7773 ND) Stelling 5, Hardenberg. Telefonisch te bereiken via 0523-28 27 37 en ingeschreven bij de KVK Oost Nederland onder nummer 09204985.
Om de bescherming van uw persoonsgegevens goed te borgen heeft Vitalr een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De Functionaris Gegevensbescherming is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt de Functionaris Gegevensbescherming rechtstreeks benaderen via het e-mailadres: functionaris-gegevensbescherming@vrieling.nl.

1. Inleiding

1.1 Vitalr verwerkt in het kader van haar bedrijfsvoering persoonsgegevens.
1.2 De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) beoogt waarborgen te verschaffen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1.3 Dit privacyreglement beoogt: - richtlijnen te geven aan Vitalr voor de omgang met persoonsgegevens; - informatie te verschaffen aan personen van wie persoonsgegevens door Vitalr verwerkt (zullen) worden; - bij te dragen aan de transparantie van de regels die door Vitalr worden gehanteerd met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens.

2. Algemene Begripsomschrijvingen

Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald, worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de AVG daaraan toekent.
Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).
Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bewerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
OPENBAAR Versie: 20-11-2023
Verwerkingsverantwoordelijke: degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt.
Verwerker: degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Verstrekken van gegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
Gebruiker persoonsgegevens: degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is door of namens de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.
Opdrachtgever: een natuurlijke of rechtspersoon die aan de verwerkingsverantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven. Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
Toestemming van betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende, verwerking van zijn persoonsgegevens aanvaardt.
Gegevens over gezondheid: bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in de AVG, die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijk persoon.
Toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

3. Toepassingsgebied

3.1 Dit reglement is van toepassing op alle al dan niet (gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens door of onder gezag van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van dit reglement is Vitalr.
3.2 Vitalr draagt er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleeft, waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Uitvoeringswet AVG, de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), en alle andere toepasselijke gedragscodes en richtlijnen.

4. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens? (Doel van de gegevensverwerking)

Vitalr verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende werkzaamheden:
- begeleiding bij ziekteverzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met Vitalr direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
- de re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
- uitvoering geven aan de overeengekomen werkzaamheden zoals genoemd in de overeenkomst tussen Vitalr en haar opdrachtgever;
- de uitvoering van wettelijke taken die voor Vitalr van toepassing zijn (zoals de Arbeidsomstandighedenwet, Wet verbetering poortwachter, etc.);
OPENBAAR Versie: 20-11-2023
- de administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
- het voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals fiscaal- en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving;
- de arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen die daartoe met Vitalr direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten.

5. Welke gegevens verwerken wij?

Vitalr verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens:
- naam en geboortedatum;
- adres, plaats en telefoonnummer van zowel de woonplaats als een tijdelijke verblijfplaats;
- geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit;
- bedrijf / instelling, afdeling, functie, aard dienstverband, datum in- en uitdiensttreding of datum
- overlijden;
- personeelsnummer, Burgerservicenummer;
- naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van huisarts en overige behandelaars;
- arbeidsomstandigheden;
- resultaten van incidentele en periodieke gezondheidsonderzoeken;
- data ziek- en herstelmelding/gedeeltelijke arbeidsgeschiktheid;
- gegevens voortvloeiende uit het spreekuur;
- gegevens voortvloeiende uit de ziekmelding door de werkgever en de daarop aansluitende
- eigen verklaring;
- gegevens voortvloeiend uit huisbezoek;
- de belastbaarheid in relatie tot de belasting in het werk;
- voorgestelde en getroffen re-integratiemaatregelen en aanpassingen in de
- arbeidsomstandigheden;
- resultaten van overleg met de werkgever, behandelaars, uitvoeringsinstellingen voor de
- gegevens inzake sociale zekerheid en verzekeringsmaatschappijen. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

6. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

6.1 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor de in artikel 4 beschreven doeleinden.
6.2 De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids-)overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
6.3 De verwerkingsverantwoordelijke bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan de verwerkingsverantwoordelijke kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift de verwerkingsverantwoordelijke tot mededeling verplicht of dit uit de taak van de verwerkingsverantwoordelijke mededeling voortvloeit.
OPENBAAR Versie: 20-11-2023
6.4 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 4, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
6.5 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien één van de verwerkingsgronden uit artikel 6 AVG van toepassing is, namelijk:
a) de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
b) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
c) de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verwerkingsverantwoordelijke onderworpen is;
d) de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;
e) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt, of f) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
6.6 Vitalr verwerkt geen persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging.
6.7 Het vorige lid is niet van toepassing voor zover:
a) dit noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of begeleiding van betrokkene;
b) dit geschiedt met schriftelijke toestemming van betrokkene;
c) de gegevens door betrokkene openbaar zijn gemaakt en hierbij toestemming is gegeven voor verder verwerking;
d) dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;
e) dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende maatregelen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel de Autoriteit Persoonsgegevens ontheffing heeft verleend. De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij de verlening van ontheffing beperkingen en voorschriften opleggen.
6.8 De betrokkene heeft het recht zijn toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming kan de rechtmatigheid van eerder verrichte verwerkingen niet aantasten.
OPENBAAR Versie: 20-11-2023

7. Toegang tot persoonsgegevens

7.1 Vitalr maakt gebruik van een geautomatiseerd klantvolgsysteem. Medewerkers hebben slechts toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken.
7.2 Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt.
7.3 De beheerder en degenen, die in het kader van een door de verwerkingsverantwoordelijke of gebruiker gegeven opdracht werken, hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de gegevens noodzakelijk is, en zij hiertoe een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

8. Beveiliging persoonsgegevens

8.1 Vitalr zal al hetgeen doen wat redelijkerwijs van haar verlangd kan worden teneinde te voorkomen dat bij de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke deze persoonsgegevens worden aangepast, ter kennis komen van onbevoegden, door onbevoegden worden gewijzigd, of ten onrechte aan derden worden verstrekt of anderszins onrechtmatig worden verwerkt.
8.2 Om het beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid te waarborgen neemt Vitalr alle haalbare technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen.
8.3 Vitalr ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd. Dit wordt gedaan door op gezette tijden de technische en organisatorische beveiliging te testen, te beoordelen en te evalueren op doeltreffendheid van de verwerking.
8.4 Er is een interne procedure aanwezig voor het afhandelen van incidenten. De verwerkingsverantwoordelijke treft maatregelen om de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te informeren indien dit in het kader van de meldplicht aan de orde is.

9. Meldplicht datalekken

9.1 De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht bij een datalek onderzoek in te stellen en zorg te dragen dat datalekken voor zover vereist worden gemeld conform wet- en regelgeving bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de betrokkene en de opdrachtgever.
9.2 Voor het melden van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens heeft Vitalr een interne procedure opgesteld.

10. Verstrekking persoonsgegevens

10.1 Voor de verstrekking van persoonsgegevens aan derden is de schriftelijke goedkeuring van betrokkene vereist, tenzij verstrekken ervan zonder toestemming noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak, of indien dit ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
OPENBAAR Versie: 20-11-2023

11. Recht op inzage en afschrift

11.1 De betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming.
11.2 Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van het verzoek, worden voldaan.
11.3 Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene, diens wettelijke vertegenwoordiger dan wel een door hem schriftelijk daartoe gemachtigde. Betrokkene, zijn wettelijk vertegenwoordiger of diens schriftelijk gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.
11.4 Voor de verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

12. Recht op dataportabiliteit

12.1 Betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens die hij aan een verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm overgedragen te krijgen.
12.2 Betrokkene heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
12.3 Vitalr zal bij overdracht van de persoonsgegevens als bedoeld in dit artikel zorgdragen voor overdracht in een gangbaar en gebruikelijk format. Desgevraagd kan het format – in opdracht van betrokkene - ook doorgestuurd worden naar een door betrokkene aan te wijzen derde partij.

13. Recht op aanvulling, correctie en verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

13.1 Desgevraagd worden de door Vitalr verwerkte persoonsgegevens op verzoek van betrokkene aangevuld, gecorrigeerd of verwijderd op basis van een door of namens de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot bedoelde persoonsgegevens.
13.2 Zijn opgenomen persoonsgegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de Functionaris Gegevensbescherming waarin wordt verzocht om correctie, afscherming of verwijdering van de gegevens.
13.3 De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.
13.4 De verwerkingsverantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
13.5 In geval van verwijdering van persoonsgegevens wordt in het klantvolgsysteem een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de persoonsgegevens zijn verwijderd. Indien persoonsgegevens noodzakelijk zouden kunnen zijn voor het uitoefenen van rechten, dient de betrokkene een afstandsverklaring te ondertekenen.
OPENBAAR Versie: 20-11-2023
13.6 Uitzonderingen op het verwijderingsrecht bestaan als:
- het beginsel van vrijheid van meningsuiting van toepassing is;
- bewaring de wettelijke plicht van de verwerkingsverantwoordelijke is;
- informatie noodzakelijk is voor het uitoefenen of de verdediging van enig recht in rechte.

14. Recht op verzet

14.1 Indien persoonsgegevens het voorwerp zijn van verwerking op grond van artikel 4, kan de betrokkene daartegen bij Vitalr verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden, indien er sprake is van een gerechtvaardigd belang.
14.2 De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigt hij terstond de verwerking.
14.3 De verwerkingsverantwoordelijke kan voor het in behandeling nemen van een verzet een kostenvergoeding vragen als het verzoek als buitensporig wordt ingeschat. De vergoeding wordt teruggegeven in het geval het verzet gegrond wordt bevonden.

15. Bewaartermijnen

15.1 Vitalr bewaart gegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verzameld worden, en met inachtneming van de wettelijke bewaartermijn.
15.2 Indien gegevens niet langer bewaard hoeven te worden, verwijdert Vitalr alle identificeerbare kenmerken, of verwijderen we gegevens geheel. Vitalr heeft daartoe een richtlijn bewaartermijnen opgesteld.

16. Onze website en cookies

16.1 Vitalr gebruikt functionele cookies om haar website (www.Vitalr.nl) beter te laten werken.

17. Nieuws per post, e-mail of telefoon

17.1 Vitalr kan gebruikmaken van telefoonnummers, adressen of e-mailadressen om bestaande klanten te voorzien van interessante en relevante informatie. Dit doen wij alleen als u ons daarvoor toestemming hebt verleend.
17.2 Voor nieuwsbrieven wordt gebruik gemaakt van tracking pixels. Door middel van een tracking pixel is te zien of een e-mail is geopend en hoe vaak dat is gebeurd. Daarnaast kunnen we bijhouden welke artikelen in een nieuwsbrief wel en niet gelezen worden en of de e-mail met nieuwsbrief wordt doorgestuurd. De gegevens uit de tracking pixels worden door ons gebruikt voor het optimaliseren van onze nieuwsbrieven. Iedere e-mail met nieuwsbrief bevat een link waarmee de geadresseerde zich kan afmelden. U kunt dit ook doorgeven door een e-mail te sturen naar info@vrieling.nl. De bewaartermijn van de gegevens die deze pixels opleveren is niet langer dan voor het doel noodzakelijk, maar maximaal 3 maanden.

18. Klachten

18.1 Indien betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien betrokkene meent andere redenen tot klagen te hebben, dient hij of zij zich te wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming van Vitalr zoals genoemd in punt 1 van dit statement.
OPENBAAR Versie: 20-11-2023
18.2 De Functionaris Gegevensbescherming zal de klacht conform de Klachtenregeling van de verwerkingsverantwoordelijke in behandeling nemen. In het klachtenreglement leest u meer over het indienen van een klacht bij Vitalr.
18.3 Betrokkene heeft te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn: Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag 0900-2001201

19. Wijziging van het Privacyreglement

19.1 Vitalr behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacyreglement. Op de website www.Vitalr.nl vindt u altijd het meest actuele Privacyreglement.